O que fazer antes de contratar seu primeiro funcionário

Durante meses, você operou o seu novo negócio no formato mais enxuto (lean) possível e continua a fazer cada papel sozinho ou com seu sócio, o verdadeiro polímata no começo de seu negócio. Finalmente, você atingiu um ponto – ou seu ponto de inflexão – onde, para permanecer competitivo e prosperar, você precisará receber uma mão ajudante a bordo de seu navio apertado.

Mas antes de trazer apenas qualquer pessoa a bordo, você precisa entender que mão-de-obra extra implica uma nova série de obrigações legais, responsabilidades, despesas e, claro, a papelada. Uma estimativa corresponde ao custo médio de um contratado em CLT chega a ser quase o dobro do seu salário aqui no Brasil, em encargos e impostos.

Além da burocracia, que não vamos entrar em detalhes aqui, a contratação sem preparo psicológico e com falhas no recrutamento pode resultar em alta rotatividade, absenteísmo, problemas de relacionamento – custos substanciais mais subjetivos para um negócio no começo.

Para ajudá-lo a navegar nas ramificações menos tangíveis do processo de contratação, estabelecemos algumas etapas e precauções que você deve seguir para garantir que você tome decisões informadas, enquanto permanece dentro dos limites legais e éticos.

1) Descubra o que você precisa. De verdade.

Como proprietário de uma pequena empresa, você provavelmente precisa de ajuda com muitas coisas – de executar uma campanha de redes sociais a atender os telefones. Mas você não pode simplesmente publicar um anúncio que diz: “Preciso de um funcionário para me ajudar a fazer um bocado de tudo”.

Em vez de ser amplo, acerte e pense em duas ou três tarefas específicas, que estarão ocupando parte do tempo daquela pessoa. Por exemplo, se você estivesse executando um negócio de comércio eletrônico, então você poderia dizer que você precisa de alguém para ajudar a embalar e enviar. Para uma empresa de pisos, você pode precisar de alguém para ajudá-lo a juntar os suprimentos, preparar um espaço de trabalho e ajudar a colocar o piso. A partir daí, quanto mais detalhado você estiver com a descrição do seu trabalho, mais qualificado será o candidato.

Em alguns casos que já vimos, principalmente quando é uma startup e não um negócio com um modelo já estabelecido, a pessoa pode, de fato, fazer de tudo um pouco. Ainda assim, é importante você estabelecer tarefas que possam ser agrupadas para nortear a pessoa se você for recrutar alguém de fora do seu círculo social. Lembre-se: você já se conhece e já sabe a rotina, mas a pessoa ainda vai ter que criar um vínculo contigo e com sua empresa. E isso não acontecerá da noite pro dia, a ponto de ela se envolver emocionalmente como você está envolvido.

Também é interessante, além da descrição minuciosa das tarefas, você ter uma ou duas linhas de propósito. Em vez de somente especificar as tarefas do dia-a-dia, pode ser interessante colocar por que a pessoa fará o que fará. No caso de comércio eletrônico, a pessoa não está somente enviando pacotes; ela pode estar “possibilitando que laços entre familiares sejam construídos com pequenas lembranças significativas”. Sim, algo mais motivacional e inspiracional.

2) Tenha em mente o que você NÃO quer.

Provavelmente quando você estava se preparando para abrir sua vaga, você listou em bullet points quais características aquela pessoa deveria ter, o que ela vai fazer – como pro-atividade, iniciativa, boa comunicação, habilidades com vendas, jogo de cintura, saber usar pacote Adobe e muitos outros.

Dependendo da posição que você está tentando preencher, existem certas características e comportamentos que você vai desejar NÃO ter contigo ou na sua empresa – o chamado pertinente negativo. Ele é tão importante ser mencionado durante seu processo de recrutamento, porque por vezes você se deparará com uma pessoa que dá um check em todos os pontos desejados, mas por você não ter listado os pontos não-desejados, você acaba contratando ela – e isso acaba sendo mais uma dor de cabeça do que uma ajuda.

Isso demanda um autoconhecimento de sua parte, mas vai te salvar de muitos problemas. Que tipo de pessoa que você se dá melhor? Que tipo de comportamento a pessoa que estiver no seu lado precisa ter? Que tipo de pessoa seus clientes não vão aturar lidar? Se o trabalho envolve muito estresse repentino, como organização de eventos, você deve contratar alguém que diz que precisa trabalhar em um lugar com alta organização? Não.

3) Procure ativamente por interessados.

Hoje, se você postar um emprego online, há uma boa chance de você obter centenas de currículos, especialmente se o trabalho não requerer muito em termos de experiência e/ou educação. Mas, infelizmente, muitos não se qualificarão.

Quando você publica um trabalho, você provavelmente já tem o empregado certo em mente, mas se você publicar seu anúncio no site de recrutamento de emprego errado ou procurar nos lugares errados, talvez nunca ache o perfeito.

Além de esperar que os currículos entrem, pense fora da caixa e recrute ativamente por currículos nas redes sociais por pessoas que já sabem do seu trabalho e conheçam sua cultura ou entre em contato com outras empresas locais e de amigos para ver se eles conhecem quem está procurando um emprego. Contratar seu primeiro funcionário errado, de acordo com a Forbes, poderia custar-lhe 30% dos ganhos do primeiro ano do empregado.

A nossa dica de ouro para a primeira contratação é você receber indicação de algum conhecido que já saiba um pouco como sua empresa atua e o seu estilo de trabalhar.

4) Considere o potencial.

Um bom processo de contratação analisará os sucessos do passado de um funcionário. Mas o que muitos falha é em analisar o potencial futuro.

Embora a evidência do passado possa te mostrar o tipo de trabalhador que são, a capacidade de ver o potencial pode tornar muito mais fácil contratar um futuro funcionário estrela. Para encontrar alguém com uma tonelada de potencial, procure alguém que tenha um interesse e paixão como os seus e, claro, certifique-se de que são bons no que eles fazem. Ao misturar paixão e habilidades, você provavelmente encontrará alguém que possa florescer à medida que sua empresa cresce.

Isso você pode analisar ao questionar a pessoa sobre quais são seus interesses fora da escola, o que ela lê e o que ela estuda ativamente que não está nas grades curriculares, e ver se ela já se empenhou em algum projeto na área.

5) Faça com que demonstrem uma habilidade.

Como já mencionamos, contratar seu primeiro funcionário errado pode custar bastante à sua empresa. Para evitar este erro caro, é importante certificar-se de que um candidato pode provar o que eles dizem. Mesmo que seu currículo pareça perfeito e eles entrevistarem como um rockstar em sua área, o que acontece se eles não conseguem executar as tarefas como você quer?

Hoje, é tão comum mentir ou exagerar um pouco entrar em um emprego. Para eliminar essas iscas profissionais, peça que o provem. Por exemplo, se você está contratando um vendedor, peça-lhes que vendam algo no local. Se você está contratando um gerente de marketing, deixe-os explicar uma estratégia que eles usariam para comercializar um determinado produto. Esses resultados serão muito mais surpreendentes do que você pensa e só vai demorar alguns minutos do seu tempo durante o processo de entrevista.

Se você for um especialista na área, peça que a pessoa pormenorize a estratégia utilizada e a rationale por trás daquilo – forçando a detalhar cada um dos pontos. Depois disso, peça que explique de novo para você bater as duas versões.

6) Quanto antes, melhor.

Na maioria dos casos, fundadores de empresas estão relutantes em contratar seu primeiro funcionário, mesmo quando está claro que eles estão se sobrecarregando de trabalho. Assim que você sabe que vai precisar de um novo funcionário, pelo menos comece o processo de contratação, mesmo que você sinta que vai estar apertado em relação a dinheiro no início ou que talvez não contrate no final das contas.

Esse gás extra que outra pessoa lhe dá em termos de poder de trabalho pode ser totalmente valer a pena no final. Caso contrário, se você não agir, pode levar semanas para realizar tarefas que só deveriam ter demorado cinco dias.

7) Entrevista em conjunto.

Se sua empresa é compartilhada com um parceiro, sempre é melhor entrevistar juntos. Uma vez que a cultura de uma empresa é tão importante e ela é construída exatamente nesses inícios, é melhor ver se todos se unirão para evitar conflitos ou aquelas reuniões de trabalho serão desconfortáveis. Mesmo que a pessoa A se dê bem com a pessoa C, isso não significa que a pessoa A e C se dão bem com a pessoa B.

Ao entrevistar juntos, você pode compartilhar seus pensamentos juntos para garantir que o seu primeiro funcionário seja uma ótima escolha.

8) Pesquise pelo passado da pessoa.

Mesmo que seu potencial de contratação atenda aos seus padrões, é importante verificar outros aspectos da vida passada da pessoa. Nós da Polímatas já chegamos a quase chamar para entrevista um candidato que postava em seu Facebook sobre adoração a Lúcifer e nazismo. Verifique quais tipos de comentários ela se engaja no LinkedIn, quais grupos e páginas ela curte no Facebook e quais são os resultados no Google para o seu nome. Existe também a possibilidade de você pesquisar pelos antecedentes criminais – embora sejamos a favor da ressocialização, é importante você sabe se está preparado para lidar com isso e não ser pego de surpresa.

Vamos falar mais disso no ponto 11.

9) Crie um processo de onboarding.

Uma vez que você tenha definido quem será se reforço, é importante estabelecer uma política de onboarding na empresa antes de torná-la oficial. Enquanto você não precisa escrever um manual de 100 páginas, é melhor, pelo menos no mínimo, incluir o dia-a-dia de treinamento e criar um processo de indução a todas as áreas e também aos itens mais burocráticos, como código de vestimenta da empresa, os benefícios oferecidos e o número de férias e afins que você oferecerá. Certifique-se de que seja conhecido durante o processo, ou o seu novo contrato pode questionar sua experiência de gerenciamento.

O sucesso de sua empresa depende de ter uma equipe mais produtiva, a fim de conquistar e satisfazer clientes.

10) Algumas perguntas estão fora de cogitação.

Quer se trate de um pedido de emprego escrito ou pessoalmente, não é legal perguntar sobre coisas muito pessoais, como orientação sexual, estado civil, afiliação religiosa ou etnia do candidato – não sabemos do ponto de vista legal, mas particularmente não achamos legal perguntar sobre como são suas relações familiares. Já vimos empresas de RH perguntar como é a filha do candidato, como ele se dá com a ex-esposa dele e coisas similares.

E as questões relativas à natureza de uma deficiência física, emocional ou mental só podem ser feitas se um requerente precisar de acomodações especiais para realizar um trabalho específico.

11) Verifique as referências.

Antes de fazer uma oferta de trabalho formal, certifique-se de pedir ao candidato pelo menos duas referências. Elas devem ser profissionais por motivos óbvios, e uma extra pode ser pessoal para ajudar a endossar o caráter do candidato.

Em seguida, pegue o telefone e ligue para essas referências – não negligencie esta etapa. Você ficaria surpreso com o que as referências estão dispostas a falar sobre um candidato se você apenas perguntar.

Certifique-se de manter suas consultas o mais objetivas possível e, se você estiver falando às referências profissionais, certifique-se de que elas se relacionam diretamente com o desempenho e os deveres do trabalho do candidato e com as informações fornecidas no aplicativo ou currículo, ou com informações fornecidas durante a entrevista.

As formas de discriminação que se aplicam à entrevista e à contratação também são aplicáveis à verificação de referências, portanto, evite questões que envolvam raça, idade, deficiência, origem, religião ou estado civil. Para obter uma referência pessoal, descubra quanto tempo eles conhecem a pessoa e depois perguntam sobre o caráter e a ética de trabalho da pessoa; Você também pode perguntar se a pessoa contrataria o próprio candidato, se eles tiverem uma posição de trabalho apropriada para que ela preencha.

Está mais claro o que fazer antes de contratar seu primeiro funcionário?

Contratar seu primeiro funcionário pode ser empolgante, e, no entanto, deixá-lo nervoso ao mesmo tempo. Esteja preparado, planeje tudo e tente o seu melhor para encontrar alguém que compartilhe sua paixão e ética de trabalho. Fazer sua pequena empresa crescer com uma nova pessoa pode ser uma experiência enriquecedora, então fique com vontade para aproveitá-la – e certificar-se que seu novo funcionário também esteja à vontade!

Este conteúdo faz parte do SPTF: Seu Próximo Trabalho Foda, braço da Aldeia que conecta realizadores com o mercado.