Como ser mais produtivo: o guia da produtividade na Nova Economia

Como ser mais produtivo, o guia completo da produtividade

Ser mais produtivo é o objetivo de muitas pessoas. Afinal, você não gostaria de trabalhar menos, mas ainda ter o mesmo ou mais resultados?

Esse pode ser um desafio e tanto, porém é algo extremamente possível. Além do mais, é preciso quebrar alguns mitos sobre produtividade.

Isso porque trabalhar mais para gerar mais resultado não é ser mais produtivo. Nesse sentido, você estará apenas vivendo para trabalhar.

Assim, precisamos desenvolver o equilíbrio e trabalhar de modo inteligente e estratégico. Com isso, gerar bastante resultado sem abrir mão do tempo de descanso, do sono, da família.

Quer saber como isso é possível e como fazer? Então, continue comigo que irei te contar tudo sobre como ser mais produtivo!

Acompanhe a leitura:

O que é produtividade?

Para Geronimo Theml, palestrante internacional e autor bestseller do “Produtividade Para Quem Quer Tempo”:

“Produtividade está relacionada a fazer a mesma quantidade de tarefas mas de uma forma melhor, com menos tempo, mais equilíbrio e muito mais felicidade. Em resumo, a produtividade bem aplicada gera tempo livre para você fazer o que quiser.”

Assim, temos nessa definição alguns detalhes importantes sobre produtividade:

  • Ocupar-se não é ser produtivo;
  • Trabalhar mais não é ser produtivo;
  • Desequilíbrio não é ser produtivo;
  • A produtividade não está relacionada ao tempo que você passa no escritório, mas como você usa esse tempo.

Nesse sentido, ser mais produtivo está diretamente ligado à nossa capacidade de fazer mais com menos. Entretanto, não somos robôs, temos necessidades fisiológicas e psicológicas, ou seja, não adianta nada tentar produzir mais se não cuidarmos de nós mesmos.

Por isso, sua produtividade não pode ser dissociada da sua saúde. Afinal, você consegue trabalhar bem sem dormir ou doente? 

Então, a produtividade nunca deve ser vista apenas como “entregar mais”, mas, sim, como gerar mais resultados com menos tempo, recursos e mais equilíbrio.

Diferença entre produção e produtividade 

Segundo Bruno Andrade, CEO da Blueprintt, a produção é a medida do resultado e a produtividade é a medida de desempenho. Nesse sentido, a produção é apenas um dado sobre quanto foi produzido.

Por exemplo, você entregar 5 relatórios é sua produção. A produtividade, por sua vez, é mais detalhista, observando todo o processo que você levou até entregar os relatórios.

Assim, ser mais produtivo é ter mais produção com menos tempo. Por exemplo, ser mais produtivo seria entregar esses mesmos 5 relatórios em 30 dias em vez de 90, melhorando ou sem afetar a qualidade.

Entenda o que significa ser mais produtivo
Foto por Freepik

O que significa ser produtivo?

Certo, sabemos sobre as definições, mas o que ser mais produtivo significa na prática? É trabalhar por mais horas? É entregar o dobro de tarefas?

Acredito que lendo até aqui você já tenha uma boa noção. Como Geronimo disse, ser mais produtivo é fazer a mesma quantidade de tarefas de uma maneira melhor, economizando tempo e esforço.

Um ponto bastante importante que Theml traz é a questão da felicidade e tempo livre, ou seja, equilíbrio.

Isso porque uma pessoa que trabalha 18 horas e “dá conta” de muitas tarefas não é produtivo. É um workaholic, que no longo prazo verá os diversos efeitos negativos em sua saúde, tais como hipertensão, problemas de sono, irritabilidade, depressão, entre outros.

Ademais, ser multitarefa não te fará ser mais produtivo. Como demonstra Christian Barbosa, um dos grandes expoentes no Brasil sobre produtividade, em seu livro “Tríade do Tempo”, quem tenta ser multitarefa acaba levando até 78% mais tempo para realizar as tarefas.

Apesar de acharmos que estamos sendo mais produtivos, Christian afirma que fazer muitas coisas ao mesmo tempo nos faz perder o foco e não ser capaz de filtrar informações irrelevantes, ou seja, perder tempo.

Em 2009, Barbosa desenvolveu um estudo junto a sua empresa de produtividade, TriadPS, com 2100 participantes. Nesse estudo, chegou-se aos seguintes dados:

  • 35% dos multitarefas tiveram aumento no tempo para realizar as atividades;
  • Em casos extremos, multitarefas levaram 78% mais tempo do que os monotarefas;
  • Apenas 2% do grupo de pessoas multitarefas tiveram perdas irrelevantes na performance.

“Se você priorizou, siga a ordem. Se surgir algo novo, escreva e reordene conforme o nível de importância ou urgência da atividade”, sugere Christian em seu livro.

O que afeta sua capacidade de ser mais produtivo

Hábitos saudáveis te deixam ser mais produtivo

Em um levantamento da Harvard Business Review, foi observado que as regiões com alta produtividade compartilhavam alguns hábitos em comum:

  • Planejar as agendas diárias;
  • Não checar as mensagens constantemente;
  • Foco logo no início no produto final;
  • Pensar com cuidado antes de ler ou escrever.

Na mesma pesquisa, os americanos, que possuem o costume de trabalhar longas horas, ficaram como medianos em termos de produtividade. Assim, evidenciando que trabalhar mais não significa ser mais produtivo.

Podemos observar também que a organização e valorização do seu tempo é fundamental. Ao planejar seu dia e se manter fiel ao planejamento é uma maneira de priorizar suas tarefas e dedicar seu tempo àquilo que realmente importa.

Do contrário, sua agenda será lotada de tarefas de outras pessoas ou atividades que “enxugam gelo”. Isto é, você irá trabalhar bastante, mas não sairá do lugar.

Pessoas felizes são, em média, mais produtivos

Felicidade é um tópico bastante subjetivo, por isso, é algo bastante complexo para as empresas. Afinal, salários mais altos nem sempre são suficientes para isso.

De todo modo, segundo o estudo da Universidade da Califórnia, trabalhadores felizes são, em média:

  • 31% mais produtivos;
  • Três vezes mais criativos;
  • Vendem 37% a mais em comparação com outros;
  • Mais motivados, resultando em melhor atendimento;
  • Evita acidentes no trabalho; e
  • Reduz desperdícios.

Assim, além de trabalhar em uma empresa que você acredita no mesmo propósito e se identifica com a cultura organizacional, é necessário pensar no seu bem-estar físico e mental.

Sim, estou falando de exercícios, boa alimentação, meditação, dormir e descansar bem. Por exemplo, um estudo da Universidade de Brigham Young, indica que pessoas com hábitos alimentares ruins são 66% mais propensos a apresentar queda de produtividade.

Sono e sua íntima relação com a produtividade

Até Jeff Bezos, o homem mais rico do planeta, defende a importância do sono. Em uma entrevista ele diz que é inegociável as 8 horas de sono diárias dele.

“Se trabalhar normalmente 12 horas, e dormir 4 horas, agora você terá, supostamente, 16 horas produtivas. Mas será que isso vale a pena se a qualidade das suas decisões serem mais baixas porque você está cansado, rabugento ou qualquer outra coisa?”

Claro, o bilionário reconhece que no início de nossos projetos, no caso dele a Amazon, é necessário sairmos da zona de conforto. Entretanto, no longo prazo, é fundamental buscarmos o equilíbrio.

Isso quer dizer que, no início de nossas carreiras, é normal que a gente passe a noite estudando e trabalhando. Porém, não podemos normalizar para sempre e fazer disso um hábito.

Isso é um grande problema, pois pesquisas da Organização Mundial da Saúde (OMS) apontam que 40% da população mundial não dorme como gostaria.

Além disso, o Dr. Pinheiro, especialista em medicina do sono, alerta:

“Pessoas com insônia estão sujeitas à irritabilidade, ao mau humor e a um menor rendimento cognitivo e têm risco aumentado para doenças sérias, como a depressão. Seja no ambiente de trabalho ou na relação familiar, quem dorme mal tem tolerância reduzida a situações de estresse, o que estimula comportamentos agressivos em casos extremos”

Então, faça da sua rotina de sono sua prioridade se você quer ser mais produtivo. Afinal, se você está alerta, com boa memória e de bom humor, seu rendimento será muito maior.

Aliás, em um estudo da Rand Corporation, em 2016, evidenciou que a perda de produtividade por causa de noites mal dormidas custou caro à economia americana. Pela estimativa, a queda de produtividade representou uma perda de US$ 411 milhões. 

Como ser mais produtivo no trabalho

Como ser mais produtivo

Em seu best-seller, “A Tríade do Tempo”, Christian Barbosa traz 5 conceitos básicos para uma gestão do tempo para quem quer ser mais produtivo.

1. Descarregar

O princípio de descarregar, para Christian, consiste em você tirar da sua cabeça tudo aquilo “a fazer” e colocar em alguma ferramenta de produtividade (agenda, caderno, um software ou app).

Com isso, você elimina o estresse e ansiedade de lembrar de tudo. Ademais, agora não há mais o esforço mental de lembrar da tarefa.

Durante o processo de descarregar, é possível quebrar um projeto grande em menores. Bem como você terá noção daquilo que precisa ser feito antes.

“uma das formas mais produtivas de ser mais produtivo é eliminar o que depende de esforço mental” – Dan Ariely em Previsivelmente Irracional

O Dr. Átila, em seu vídeo no Nerdologia, demonstra, com base no livro de Dan Ariely, que planejar sua agenda, fixando datas e se preparando, é fundamental para cumprir com seus compromissos.

Então, pegue a ferramenta da sua escolha e escreva tudo que você tem a fazer. Desde tarefas pessoais, como lavar a louça, até grandes projetos que estão em andamento.

Aliás, escolha a ferramenta que mais lhe agrade. Pode ser um caderno, um aplicativo, Excel, Outlook, tanto faz. O importante é que a ferramenta te ajude a ser mais organizado e que você se adapte facilmente a ela.

Assim, checklists ajudam a aliviar a tarefa mental de se controlar e guardar cada passo novo. Dessa forma, evitamos ficar perdidos nos prazos e no que devemos fazer.

2. Planejar

Agora que você esvaziou a mente e tem todas suas tarefas à sua frente, é hora de planejar!

Ao falar isso, muitas pessoas podem torcer o nariz. Como Christian comenta, o principal argumento contra o planejamento é que isso “limita a liberdade”.

Entretanto, isso não é verdade. Quando fazemos o ato de planejar algo natural, isto é, você cria a rota, mas se tiver um bloqueio no meio dela, você rapidamente pensa em um caminho alternativo.

Nesse sentido, planejar seu dia não limita sua liberdade ou te faz virar um robô. A diferença é que para ser mais produtivo, é necessário ter um foco.

3. Antecipar

Dentro do seu planejamento, antecipar tarefas é fundamental para ser mais produtivo. “Antecipe tudo que você acha que possa dar problemas e conte sempre com os imprevistos”, alerta Christian.

No livro Tríade do Tempo, o autor traz uma situação que ilustra bem a importância disso para ser mais produtivo:

“Se você sabia que a apresentação estava marcada para a quinta-feira (porque descarregou-a das suas preocupações para a agenda), por que não a preparou na terça ou quarta-feira? Assim, se tivesse algum problema com seu carro na terça, ainda teria a quarta para concluir e se na quarta-feira ainda não desse tempo, teria a quinta-feira pela manhã. Ou seja, quando você antecipa a execução de seu trabalho ou possíveis problemas, eles não se tornam problemas. Uma vez antecipadas, eles nunca entrarão na esfera da urgência”.

Outro exemplo é encontrado no livro Previsivelmente Irracional. Dan Ariely havia testado com seus alunos 3 tipos de calendários:

  • Calendário A: podiam entregar todos os trabalhos no último dia letivo sem penalização;
  • Calendário B: podiam escolher as datas de entregas;
  • Calendário C: as datas eram fixas e imperativas.

No fim das contas, os alunos com calendário C tiveram melhores resultados. Sendo os alunos do calendário A os com piores rendimento, muitas vezes nem entregando os trabalhos.

Entretanto, alunos com calendário B se planejaram levando em conta que iam se enrolar e atrasar, ou seja, se preparando com antecedência. Assim, esse grupo de alunos tiveram notas tão boas quanto o grupo do calendário C.

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4. Priorizar 

Para Christian Barbosa, “priorizar significa ordenar a execução das suas tarefas e compromissos”.

Esse é um assunto que dá muito pano pra manga. Afinal, qual a melhor forma de ordenar? Começar pelas tarefas difíceis logo pela manhã ou deixá-las para o período que você se sente mais produtivo?

Enfim, o método de priorizar que melhor se encaixa para você virá da prática. Por isso, não se preocupe se no início você tiver alguma dificuldade.

Ademais, Christian nos alerta para o perigo de fazer as urgências serem nossas prioridades. Afinal, quando priorizamos elas, podemos até nos sentires mais produtivos por finalizá-las, mas teremos deixado de lado as coisas importantes.

Além disso, em seu livro, o autor indica que a priorização deve ser feita com base no ambiente ou situação. 

Como exemplo, ele cita que se você agendou ligações para o fim do dia, mas está aguardando seu voo, que tal aproveitar o tempo para adiantá-las?

Outros questionamentos que ele traz são:

  • O que você tem condições de fazer no local [que você está agora]?
  • Acesso a um computador/celular?
  • A pessoa que você precisa falar está presente?

Enfim, se não puder executar a prioridade do momento devido ao ambiente ou situação, apenas priorize outra tarefa.

Nesse sentido, se você tinha reunião marcada, mas a pessoa vai atrasar 30 minutos, aproveite para já adiantar aqueles e-mails que você precisa enviar.

Por isso o planejamento te faz ser mais produtivo, em vez de limitar sua liberdade. Como você sabe suas prioridades, poderá otimizar seu tempo com base na situação.

5. Equilibrar

“Equilibrar significa fatiar o tempo para que possamos aproveitar a vida em sua totalidade e não apenas transformá-la em uma situação mecânica, dedicada a uma função específica” – Christian Barbosa em A Tríade do Tempo.

Precisamos trabalhar e estudar, mas temos muito mais na vida do que isso. Amigos, familiares, espiritualidade, hobbies e muito mais.

Assim, é importante organizar sua agenda para ter o devido tempo de descanso e diversão. Ademais, ao ser mais produtivo, é comum que sobre tempo, mas evite preenchê-lo com mais trabalho.

Acontece muito: a pessoa consegue finalmente ter tempo livre, mas acaba preenchendo-o com novas obrigações.

Então, marque também na sua agenda os horários dedicados para si, para sua família e demais aspectos importantes da sua vida. 

Seu local de trabalho deve ser adequado

Como ser mais produtivo no escritório

Trabalhar na cama, no sofá, em local mal iluminado, entre outros, podem impactar negativamente sua produtividade.

Nesse sentido, pense na ergonomia de sua estação de trabalho, seja no escritório ou no home office. Com isso, crie um ambiente com poucas distrações, confortável e bem iluminado, se possível, use uma mesa que permita trabalhar sentado e de pé.

Em uma pesquisa da Universidade A&M do Texas, observou que 46% das pessoas que tinham uma estação de trabalho que permitia ficar de pé eram mais produtivas. Ou seja, ficar sentado o tempo inteiro pode estar reduzindo sua produtividade.

Além da produtividade, esse tipo de mesa melhora sua saúde em geral. Trabalhadores que possuem essa opção, em geral, possuem menos problemas de dores no corpo.

Plantas também são importantes. A pesquisa da Universidade de Exeter mostrou que escritórios com plantas aumentam a satisfação, níveis de concentração e qualidade do ar.

Como aprender a ser mais produtivo

Ser mais produtivo não é uma habilidade que você nasce com ela. Assim, ser mais produtivo no dia a dia é algo que nós adquirimos através de estudo e colocando as dicas em prática.

Para tanto, podemos nos apoiar em livros, vídeos, podcasts, workshops e muito mais. Entretanto, nada adianta saber tudo sobre produtividade, mas não colocar em prática.

Nesse sentido, a melhor forma para ser mais produtivo é praticar e se adaptar. Aprendeu uma nova técnica? Teste ela por, pelo menos, 14 dias para ver se funciona.

Se não funcionar, sem estresse, aprenda com isso para desenvolver seu próprio método. Lembre-se que cada pessoa é única, modelos prontos de “faça isso e seja produtivo” não funcionam.

Assim, estar sempre pesquisando e estudando é uma ótima forma de aprender novas técnicas. No Youtube há incontáveis horas de conteúdo sobre o assunto.

Dentre esse mar de vídeos, há 2 canais brasileiros focados nisso, que são do Christian Barbosa e do Geronimo Theml. Para quem sabe do inglês, recomendo o canal do Thomas Frank e Ali Abdaal.

Há também os podcasts para você aprender, enquanto caminha ou lava as louças. Nesse nicho, há o podcast Minuto da Produtividade, Producast e Dia a Dia Produtividade.

Blogs são outra fonte maravilhosa de bastante conteúdo. Os dois principais que sempre recorro para novas dicas são Pluga e Runrun.it

Ademais, cursos são ótimas maneiras de aprender de modo estruturado e claro, além de atingir seu objetivo mais rápido do que por conta própria. 

Como aprender a ser mais produtivo
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Cursos sobre produtividade 

Aprender sozinho é possível, mas se você quer atingir resultados rápidos, um curso é o melhor caminho.

Afinal, o curso te dará todo o conhecimento que você precisa, de modo estruturado e simplificado. Além disso, irá te ajudar a evitar ficar perdido no mar de informações da internet.

Entretanto, é importante evitar cursos que demoram para chegar ao ponto. Você realmente precisa saber a origem de toda a teoria, conhecer a vida dos acadêmicos e tudo mais?

Por isso, aqui na Aldeia nossos cursos são direto ao ponto, no formato bootcamp. São até 20 horas de puro conhecimento com professores que são profissionais da área.

Assim, você aprende de maneira rápida, organizada e com quem realmente aplica o que ensina. Nada de aulas inteiras sobre a origem e etimologia sobre a palavra produtividade.

Nesse sentido, em nossos cursos para ser mais produtivo você aprende coisas como:

  • Produtividade em equipe de alta performance
  • System Thinking
  • Multi-liderança
  • Design de competência
  • Método Getting Things Done
  • Matriz de priorização
  • Como criar hábitos de alta performance
  • Técnicas de administração do tempo
  • Planos de ação e modelo 5W2H
  • Como eliminar a procrastinação

E muito mais!

Não perca tempo e aproveite para se inscrever agora em nossos cursos e alavancar sua carreira!

Cursos Online Aldeia

Livros de produtividade e alta performance

Dicas de livros sobre produtividade

Livros são fontes incríveis de conhecimento. Aliás, com apenas 1 livro toda sua rotina pode ser modificada e você começar a ser mais produtivo com isso.

Nesse sentido, os livros de Christian Barbosa não poderiam deixar de ser recomendados. Afinal, ele é um dos maiores especialistas em produtividade e gestão do tempo do Brasil.

Aliás, Christian não só aplica as técnicas, como também tem a TriadPS, uma empresa de consultoria para ajudar outras empresas a melhorarem a produtividade de suas equipes. 

E ele não possui apenas um livro. O mais conhecido é a Tríade do Tempo, mas há outros, como:

  • Mais Tempo, Mais Dinheiro — com Gustavo Cerbasi
  • Por Que as Pessoas Não Fazem O que Deveriam Fazer
  • Estou em Reunião
  • Você, Dona do Seu Tempo
  • Dê Tempo ao Tempo – com Alexandre Rodrigues

Entre outros. Você pode conhecer todos os títulos no site da TriadPS.

Outro livro importante é do Nobel de Economia, Daniel Kahneman, “Rápido e Devagar – Duas Formas de Pensar”. 

Esse é um livro incrível para entendermos como nós pensamos e tomamos decisões. É um livro mais denso, mas muito enriquecedor.

Geronimo Theml é outro expoente brasileiro quando se trata de produtividade. Theml é fundador da Academia da Produtividade, que ensina técnicas para você ser mais produtivo, tendo mais resultados com menos esforço.

Em seu livro “Produtividade Para Quem Quer Tempo” é ótimo para quem está começando nesse caminho de ser mais produtivo. Com certeza, não pode faltar na sua estante.

Então, recapitulando aqui as indicações:

Ademais, Geronimo pessoalmente recomenda esses outros três livros:

Perfis de profissionais para você seguir

Além de livros e cursos, é interessante termos algumas referências. Nesse sentido, separei alguns profissionais que publicam conteúdo com frequência para você estar sempre aprendendo mais:

  • Christian Barbosa: além dos livros, seu canal do Youtube há sempre conteúdo novo;
  • Geronimo Theml: também possui um canal do Youtube bastante ativo
  • Karina Leyser: uma de nossas professoras aqui na Aldeia, ela é treinadora na Sladen Consulting e seu LinkedIn sempre há coisa nova.

Também recomendo seguir as redes sociais de Thomas Franks e Ali Abdaal, dos canais que recomendei aqui no artigo. 

Eles sempre estão postando ótimas dicas e conteúdo para você ser mais produtivo, além de terem uma produção audiovisual bem bacana. Porém, vai ser preciso tirar a poeira do seu inglês.

Foto por Freepik

Para ser mais produtivo, é preciso ação

Enfim, agora você tem um guia completo em suas mãos sobre como ser mais produtivo. Porém, nada do que te disse nesse artigo te fará ser produtivo se você não aplicar.

Nesse sentido, comece pelos conceitos básicos que Christian Barbosa traz:

  1. Descarregue todas suas tarefas e compromissos no papel;
  2. Planeje essas atividades;
  3. Antecipe tudo que for possível, para nunca virarem urgências;
  4. Priorize a ordem de execução com base na situação ou ambiente;
  5. Equilibre sua agenda ao reservar tempo para si.

Com isso, você poderá ver que sua rotina será mais prazerosa. Entretanto, há outras técnicas mais avançadas para te fazer ser um profissional de alta performance na Nova Economia.

Para tanto, te recomendo os cursos da Aldeia. Nesse sentido, iremos te ensinar de forma prática e direto ao ponto diversas técnicas e conceitos.

Então, não perca tempo e alavanque sua carreira com nossos cursos!

Ademais, profissionais da Nova Economia precisam estar sempre atualizados. Pensando nisso, temos nossa Newsletter para que você fique sempre por dentro das últimas novidades.

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