Gestão de tempo para consultores de marketing e comunicação

Os segredos de gestão do tempo são essenciais para o sucesso de consultorias de marketing. Os consultores de marketing trabalham sobre uma linha tênue para caminhar entre criatividade e execução. Por um lado, devemos desenvolver continuamente ideias inovadoras que mantenham os clientes à frente dos concorrentes. Por outro lado, também devemos ser altamente eficientes na implementação de campanhas e programas

Felizmente, a tecnologia está aqui para ajudar. Neste post, vamos dar algumas dicas sobre gestão de tempo para consultores de marketing e comunicação, com o objetivo que eles possam se dividir entre esses dois lados que, embora sejam vistos como opostos, têm que ser trabalhados para se complementarem.

1) Examine estrategicamente o seu trabalho.

Antes de passar muito tempo no aspecto tecnológico deste artigo, vamos primeiro dar um passo pra trás e examinar o todo um pouco. Se você está no negócio há muito tempo, você provavelmente já tem um bom sentimento quanto o seu modelo de negócios. Mas você já parou para considerar especificamente a parte mais banal de como você trata e cobra seus clientes?

Para fazer isso, pegue um quadro branco, caderno ou seu notebook mesmo e liste seus clientes mais importantes, ou os que te rendem mais receita. Abaixo do nome de cada cliente, responda estas questões:

• Qual é a natureza do meu relacionamento? (por hora, retentor fixo, por entrega, etc.)
• Quais os serviços que presto dentro do escopo desse relacionamento?
• Quanto eu costumo cobrar por cada serviço?
• Algum desses serviços segue ciclos de produção semelhantes, independentemente do cliente? (ou seja, pitching, redação, escrita, edição, etc.)
• Quais passos nos ciclos de produção são conhecidos por ter gargalos?
• O que eu (ou outros na minha equipe) esquecemos regularmente de fazer?

Qual é o objetivo de fazer esse exercício: no contexto desta discussão, você estará preparando as bases para projetar fluxos de trabalho mais eficazes em seu sistema de gerenciamento de projetos. De uma perspectiva mais ampla, você também pode identificar novas oportunidades de upselling. O que funciona para um cliente geralmente funciona para vários outros (não todos). Saber como seu trabalho funciona é essencial para uma boa gestão de tempo para consultores de marketing e comunicação

2) Divida seu trabalho em dois momentos.

Muitas vezes ouvimos especialistas comparando o marketing com um motor. Antes de ligar o motor do seu veículo, primeiro você deve colocar o tipo certo de combustível. À medida que seu carro leva te aonde você precisa ir, o tanque de combustível começa a se esgotar. A menos que você queira ficar encalhado em algum lugar, você deve recarregar continuamente o tanque antes de chegar chegar ao fim. E sempre é aconselhável ter um mecânico qualificado para executar diagnósticos e recomendar a manutenção preventiva contínua.

Como o motor do seu carro, o mecanismo de marketing do seu cliente depende de você para alimentá-lo. Conteúdo de qualidade, decisões sábias de SEO, design web amigável para dispositivos móveis e uma marca forte são apenas algumas das importantes responsabilidades que estão sempre em andamento. Tal como o mecânico, você também observa atentamente o desempenho revisando relatórios de tráfego, dados dos leads gerados, análise de e-mail, custos de aquisição. Você usa essas informações para recomendar novas iniciativas interessantes, com o objetivo de otimizar o desempenho.

Embora existam muitas partes que mudam, a maioria das tarefas geralmente se enquadra em uma das duas categorias: pontuais ou recorrentes.

Antes de começarmos com táticas de gestão de tempo para consultores de marketing e comunicação, faça uma lista de suas tarefas que se repetem. À medida que você olha para os muitos serviços que você fornece, pode ser surpreendente ver quantos ocorrem de forma recorrente. A menos que você já esteja usando o software de gerenciamento de projetos, simplesmente lembrar de fazer essas tarefas no tempo pode ser uma dificuldade. Olhando para nossa própria lista de tarefas aqui da Polímatas, devo admitir que há muitas responsabilidades recorrentes, como:

Por mês

• Desenvolver planos de conteúdo
• Revisar e interpretar os relatórios de tráfego do site do Google Analytics
• Revisar cobranças e faturas
• Revisar e preparar os eventos
• Verificar relatórios de análise de SEO

Semanal

• Preparar as newsletters
• Escrever e publicar artigos de blog
• Produzir os eventos
• Criar materiais gráficos para as redes sociais e site

Diariamente

• Responder dúvidas dos visitantes
• Fazer follow up dos interessados
• Postar nas redes sociais

Identificar suas tarefas que se repetem é relativamente fácil. Mas e quanto a coisas menos previsíveis? Por exemplo, se você é um consultor de marketing digital, provavelmente ajudou um cliente a promover um ebook ou dois. À primeira vista, isso parece um compromisso pontual. Na realidade, embora o ebook específico seja novo, o processo geralmente segue um padrão semelhante. Passe o tempo listando as etapas que você costuma seguir para ajudar a colocar um material para download. Sua lista pode incluir:

• Reunir conteúdo
• Escrever
• Pedir que o cliente revise
• Criar o layout
• Criar landing page e página de agradecimento
• Criar sequência de automação de e-mails
• Ativar integração de CRM para os leads
• Aprovação final do cliente
• Configurar o rastreamento de metas

Percorra esse processo para qualquer outro trabalho que exija um fluxo de trabalho de produção específico, mas não ocorre necessariamente dentro de um período de tempo previsível. Os exemplos podem incluir:

• Desenhar um novo site
• Promover um webinar
• Desenhar uma nova campanha
• Escrever uma postagem como guest post
• Produzir um vídeo de treinamento
• Implantar um novo sistema de CRM
• Implementar um pacote de automação de marketing

3) Crie padronização com tecnologia.

Agora que você documentou como seu tempo é gasto, a diversão vai começar. Um sistema como CRM ou um sistema de agendamento pode ajudar a criar padronização do trabalho, ao mesmo tempo em que reduz a sua propensão para o esquecimento.

A maioria dos seus clientes prefere ser cobrada mensalmente. No entanto, você tem alguns no faturamento quinzenal. Com tudo mais na sua lista de tarefas, manter essas datas organizadas é mais desafiador do que parece. Esquecer de faturar um cliente não é apenas ruim para o seu fluxo de caixa, mas também envia a mensagem errada sobre suas habilidades de gerenciamento de projetos. Se você ainda não pode enviar uma fatura na hora, como você pode confiar em outros assuntos mais importantes?

Automatize o faturamento do cliente configurando tarefas repetidas em seu sistema de gerenciamento de projetos. Para os clientes em uma programação mensal, você pode simplesmente configurar uma única tarefa recorrente (para evitar desordens de tarefas desnecessárias).

Agora, vamos cuidar do seu punhado de clientes que preferem o faturamento bissemanal. Defina a tarefa para ocorrer pela primeira vez na próxima data de vencimento e selecione uma programação de repetição “de duas em duas semanas” no seu sistema de calendário ou de cobranças.

Ao automatizar suas tarefas repetidas, é provável que você encontre novas horas na sua agenda. Reinvide parte desse tempo para construir operações mais escaláveis para sua empresa.

Recordando o exemplo do ebook, discutimos como a produção de tal material segue um processo específico e previsível (reunir conteúdo, editar cópia, projetar layout, etc.). Independentemente do tema do e-book, essas etapas devem ser seguidas todas as vezes. Por consequência, faz sentido criar um conjunto de atividades para servir de modelo para seus marcos ou pipelines do projeto.

Uma vez criado, o conjunto de atividades pode ser aplicado a todos os futuros whitepapers que sua equipe produz. Em vez de perder tempo para descobrir o que acontece a seguir, todos os seus passos estão claramente definidos com um único clique.

4) Comprometa-se a uma vida de trabalho disciplinada.

Como consultor de marketing e comunicação, você é um especialista em fazer malabarismos com muitas coisas ao mesmo tempo. Reuniões de clientes, telefonemas, e-mails e webinars são apenas algumas das muitas prioridades em sua jornada de trabalho ocupada.

Sem uma abordagem disciplinada, pode ser fácil ficar muito sobrecarregado. Afinal, seus clientes contam com seus conhecimentos de polímata para crescerem seus negócios. Para fornecer conselhos prudentes e oportunos, os profissionais de marketing devem possuir habilidades de priorização de nível especializado.

Como você consegue isso para o seu negócio de consultoria? Digitar sua lista de tarefas (conforme descrito nas três etapas anteriores) é um ótimo primeiro passo para dar. Ao contrário de notas manuscritas ou mesmo de uma planilha no Excel, um sistema de gerenciamento de projetos ajuda você a visualizar sua carga de trabalho diária. Ao atribuir datas de vencimento para si mesmo, suas tarefas podem ser ordenadas automaticamente por data de vencimento ou prioridade.

É importante notar que qualquer lista de tarefas (seja digital ou no papel) é tão boa quanto o que você faz com isso. A falta de verificação periódica fará com que você apenas se sinta mais pra trás.

Para evitar esta situação, defina como objetivo verificar sua lista de tarefas pelo menos diariamente (de preferência pela manhã). Identifique o que deve ser feito hoje; qualquer outra coisa pode acontecer como uma segunda prioridade (ou ser postergada para uma data posterior). À medida que você completa as tarefas, certifique-se de as marcar como “feitas” no seu software de gerenciamento de projetos. Este passo é particularmente importante para a repetição de tarefas, de modo a garantir que as futuras tarefas sejam criadas pelo sistema, caso ele crie automaticamente – muitos sistemas de gerenciamento de tarefas fazem essa automação quando definida pelo usuário: a tarefa reaparece quando você marca como feita, apenas com uma nova data.

5) Delegue primeiro, sempre que possível.

Seja gestão de tempo para consultores de marketing e comunicação ou para qualquer outra profissão, uma tarefa ociosa representa uma oportunidade perdida – especialmente se envolve trabalho que requer colaboração em grupo. Ao enfrentar uma lista de tarefas com uma dúzia ou mais, dê preferência àquelas que podem ser delegados.

Por exemplo, digamos que sua lista de tarefas está cheia de (entre outras coisas) ideias de infográficos para clientes. Embora você não seja a pessoa que vai desenhar os gráficos, cada conceito requer sua atenção. Antes que seu designer possa iniciar o trabalho, você deve primeiro analisar uma ideia, fornecer informações detalhadas e explicar sua visão geral. Fazer esse tipo de delegação não exige um investimento significativo do seu tempo. Mas com tudo mais em sua agenda, é natural deixá-lo para mais tarde. Infelizmente, ao fazer isso, seu designer estará ocioso, esperando suas ordens.

Com um sistema de gerenciamento de projetos contínuos, você pode agilizar seu processo de delegação, aumentando assim como uma probabilidade de você realmente delegue as tarefas. A maioria dos sistemas de gestão de tarefas faz com que delegar seja tão fácil quanto atualizar o usuário “dono” da tarefa – apenas um campo pra mudar.

Claro, em dias caóticos, talvez não seja possível encontrar tempo para delegar. O estudo de gestão de tempo para consultores de marketing e comunicação pode ter uma boa intenção, mas nem sempre é viável. Tudo bem. Apenas tenha certeza de deixar o tempo de delegação em seus dias “normais” (se existirem dias assim) e sempre procurar coisas que podem ser delegadas para os outros. Assim, você vai manter os outros ocupados, melhorar a produtividade da sua equipe e tornar sua carga de trabalho muito mais leve e cheia de realizações.

6) Crie um senso de prestação de contas.

Mesmo os melhores planos são inúteis sem uma adequada prestação de contas. À medida que os dias e as semanas passam, você pode estar tentado a cair em suas rotinas antigas. Não deixe isso acontecer com você. Em vez disso, procure ajuda da tecnologia que possa servir como seu parceiro para isso.

Por exemplo, sistemas de gestão de tarefas podem te lembrar quando as tarefas importantes estão por vencer. Ao ter lembretes de tarefas, você pode garantir que nada escape de suas mãos. Uma reunião semanal ou mensal para repassar as tarefas e que uns lembrem os outros de prazos pode funcionar também.

Para você ter de forma mais fácil um relatório das responsabilidades dos outros, considere construir um dashboard com as responsabilidades atrasadas, separadas por nomes dos donos.

Do ponto de vista da big picture, também é aconselhável incorporar um processo de feedback em seu fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos. Nem todos os projetos são planejados, o que significa que provavelmente há lições valiosas para aprender.

Ao ler sua lista de projetos concluídos, considere estas questões.

• Nós acabamos antes, depois ou no horário previsto?
• O que causou o desvio de nosso plano original?
• Haviam certas tarefas que seguraram o processo pra trás?
• Os membros da equipe estão constantemente obstruindo as coisas?
• Algumas tarefas podem ser mescladas em menos itens, criando assim menos confusão?
• O cliente saiu satisfeito com o resultado?
• Quanto tempo de inatividade foi atribuído aos atrasos de delegação?
• No final do dia, este projeto foi lucrativo para nossos negócios?

Claro, uma retrospectiva em profundidade não faz sentido para cada produto de trabalho. Dependendo do modelo da sua empresa, pode ser melhor verificar ao acaso. Ou pode ter mais sentido rever projetos fechados em um determinado orçamento ou quantidade de horas ou mesmo a cada trimestre ou semestre. De qualquer forma, defina um processo para o seu negócio e fique com ele. Use essas informações para otimizar ainda mais as futuras decisões de trabalho e tecnologia.

Melhorando a gestão de tempo para consultores de marketing e comunicação.

Melhor Gestão do Tempo = Clientes mais felizes. Os clientes não pagam apenas por pagar. Em vez disso, o objetivo de qualquer consultor de marketing e comunicação é oferecer mais valor do que o que o cliente paga. Aproveitar ao máximo cada minuto, hora e dia com um melhor gerenciamento de tempo assegurará que os clientes sempre o vejam como um fornecedor valioso.

Felizmente, a tecnologia continua a oferecer soluções inovadoras para até mesmo os mais difíceis desafios de produtividade. Tire um tempo para identificar regularmente seus gargalos, mapear fluxos de trabalho mais eficientes e implantar recursos de software que possam trazer sua visão à vida.