Tudo sobre Análise SWOT: como fazer análise do seu negócio

A análise SWOT, sigla em inglês para Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças, é um método de análise um negócio, seus recursos e seu meio ambiente. Fazer uma análise deste tipo é uma boa maneira de entender melhor um negócio e seus mercados, e também pode mostrar aos potenciais investidores que todas as opções abertas ou afetando um negócio em um determinado momento foram pensadas completamente.

A essência da análise SWOT é descobrir o que você faz bem; como você poderia melhorar; Se você está aproveitando as oportunidades ao seu redor; e se há mudanças no seu mercado – como desenvolvimentos tecnológicos, fusões de negócios ou falta de confiança de fornecedores – que podem exigir mudanças correspondentes em sua empresa. Esta lista de ações irá apresentá-lo às ideias por trás da análise SWOT, e dar sugestões sobre como você pode realizar um dos seus.

A Análise FOFA, a sigla correspondente em português, pode ser feita de forma casual por sua empresa ou como um direcionamento estratégico a ser levado a sério por seu negócio. Vamos dar aqui um guia completo sobre como fazer uma análise do seu negócio usando a análise SWOT.

1) O que você precisa saber sobre a análise SWOT.

O que é?

O processo SWOT se concentra nos pontos fortes e fracos internos de tudo que envolve sua empresam seus funcionários, seus produtos e seu serviço. Ao mesmo tempo, analisa as oportunidades e ameaças externas que podem ter um impacto em sua empresa, como tendências de mercado e consumidor, mudanças em tecnologia, legislação e questões financeiras.

Qual é a melhor maneira de fazer uma análise SWOT?

A abordagem tradicional para completar o SWOT é produzir uma grade em branco de quatro colunas – uma para fortalezas, fraquezas, oportunidades e fraquezas – e, em seguida, lista fatores relevantes abaixo do cabeçalho apropriado. Não se preocupe se alguns fatores aparecem em mais de uma caixa e lembre-se de que um fator que parece ser uma ameaça também pode representar uma oportunidade potencial.

Uma competição acirrada de concorrentes em sua área poderia facilmente representar uma grande ameaça para o seu negócio. No entanto, os concorrentes podem aumentar o número de clientes em sua área, alguns dos quais podem visitar sua empresa.

2) Qual é o objetivo de completar uma análise SWOT?

A conclusão de uma análise SWOT permitirá identificar suas atividades principais e identificar o que você faz bem e por quê. Também irá apontar você para onde você pode ir para aproveitar melhor as oportunidades, e destacar áreas em que as mudanças precisam ser feitas para tirar o máximo do seu negócio. Assim, também te alertará sobre coisas negativas que estão à iminência de acontecer.

Vamos ver mais um pouco dos objetivos.

Você vai conhecer suas forças:

Você vai tomar algum tempo para considerar o que você acredita serem os pontos fortes do seu negócio. Isso pode ser visto em termos de sua equipe, produtos, fidelização de clientes, processos ou localização. Você vai avaliar o que seu negócio faz bem; pode ser sua experiência de marketing, sua embalagem ecológica ou seu excelente serviço ao cliente.

É importante tentar avaliar seus pontos fortes em termos de como eles se comparam aos de seus concorrentes. Por exemplo, se você e seus concorrentes fornecem o mesmo tempo de entrega rápido, isso não pode ser listado como uma força. No entanto, se a sua equipe de entrega é extremamente educada e útil, e a equipe do seu concorrente tem muito poucos atributos amigáveis ao cliente, então você deve considerar listar a atitude de sua equipe de entrega como uma força.

É muito importante ser totalmente honesto e realista. Tente incluir alguns pontos fortes e características pessoais de sua equipe como indivíduos e a equipe de gerenciamento como indivíduos. Seja lá o que fizer, você deve ser totalmente honesto e realista: não há nenhum ponto criando um trabalho baseado em sua imaginação.

Reconhecer suas fraquezas e pontos de melhoria.

Ao tentar analisar de forma objetiva todos os aspectos do seu negócio, você vai se perguntar se seus produtos e serviços podem ser melhorados. Pense em quão confiável é o seu serviço ao cliente, ou se o seu fornecedor sempre entrega exatamente o que deseja, quando quiser. Tente identificar qualquer área de especialização que falte no negócio. Como você pode então tomar medidas para melhorar esse aspecto?

Por exemplo, você pode perceber que você precisa de mais pessoal de vendas, ou ajuda financeira e orientação. Não se esqueça de pensar sobre a localização da sua empresa e se ela realmente se adequa ao seu propósito, caso você possua um ponto de atendimento. Existe estacionamento suficiente, ou oportunidades suficientes para atrair comércio passageiro?

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Seu objetivo principal durante este exercício é ser o mais honesto que puder em listar pontos fracos. Não faça apenas uma lista de erros que foram feitos, como uma ocasião em que um cliente não foi chamado de volta prontamente. Tente ver o contexto em geral e aprender com o que aconteceu. Pode ser que seus sistemas ou processos possam ser melhorados para que os clientes sejam contatados no momento certo, então trabalhe no aumento de seus sistemas e faça com que essa mudança ocorra, em vez de procurar sobre alguém culpado.

É uma boa ideia ter um ponto de vista externo sobre quais são suas fraquezas, pois suas próprias percepções nem sempre se casam com a realidade. Você pode acreditar firmemente que seus anos de experiência em um setor refletem a base sólida de sua empresa e o conhecimento de todas as necessidades de seus clientes. Os seus clientes, por outro lado, podem perceber essa riqueza de experiência como uma abordagem antiquada que mostra uma falta de vontade de mudar e trabalhar com novas ideias. Esteja preparado para ouvir coisas que você não pode gostar, mas que, em última análise, pode ser extremamente útil.

Você vai localizar oportunidades.

O próximo passo será analisar suas oportunidades, e isso pode ser abordado de várias maneiras. As oportunidades externas podem incluir que concorrentes que não estão funcionando bem, te dando a oportunidade de fazer melhor. Pode haver desenvolvimentos tecnológicos que você possa se beneficiar, como uma nova feature em alguma plataforma que chega – recentemente, em um de nossos clientes, houve uma atualização no sistema de e-mail marketing deles que integra com o e-commerce, e isso melhorou muito a sua responsividade com seus clientes, ou um novo processo que melhore seus produtos.

Pode haver algumas mudanças legislativas que afetam seus clientes, oferecendo-lhe a oportunidade de fornecer conselhos, suporte ou serviços adicionais. As mudanças nas tendências do mercado e nos hábitos de compra do consumidor podem proporcionar o desenvolvimento de um nicho de mercado, do qual você poderia aproveitar antes de seus concorrentes, se você for rápido o suficiente para agir.

Outra boa ideia é considerar suas fraquezas com mais cuidado e elaborar formas de abordar os problemas, transformando-os para criar uma oportunidade. Por exemplo, a questão urgente de um fornecedor que continuamente te desapontado pode ser transformada em uma oportunidade ao abastecer outro fornecedor que é mais confiável e que pode mesmo lhe oferecer um melhor negócio.

Apenas note que oportunidades são fatores externos sempre, não internos (afinal, assim sempre uma fraqueza será uma oportunidade, uma vez que é uma chance de melhoria.

Aprender a ter cuidado com as ameaças.

Analisar as ameaças à sua empresa exige algumas adivinhações, e é aqui que sua análise pode ser excessivamente subjetiva. Algumas ameaças são tangíveis, como um novo concorrente que se desloca para a sua área, mas outros podem ser apenas intuições que não resultam em nada.

Dito isto, é muito melhor estar vigilante, porque se a ameaça potencial se tornar real, você poderá reagir muito mais rápido: você já considerou suas opções e espero que também coloque algum planejamento de contingência.

Pense nas piores coisas que possam acontecer de forma realista, como perder sua clientes para o seu principal concorrente ou o desenvolvimento de um novo produto muito superior ao seu. Listar suas ameaças em sua análise SWOT fornecerá maneiras para você planejar lidar com as ameaças, se eles realmente começaram a afetar sua empresa.

Resumindo por que você deve conduzir uma análise SWOT:

Uma análise SWOT pode oferecer perspectivas úteis em qualquer etapa de um esforço. Você pode usá-la para:

  • Explorar as possibilidades de novos esforços ou soluções para os problemas.
  • Tomar decisões sobre o melhor caminho para o seu negócio. Identificar suas oportunidades de sucesso no contexto das ameaças ao sucesso pode esclarecer as orientações e escolhas.
  • Determinar onde a mudança é possível. Se você está em um ponto de virada de sua empresa, um inventário de seus pontos fortes e fracos pode revelar prioridades, bem como possibilidades.
  • Ajustar e aperfeiçoar os planos no meio do curso. Uma nova oportunidade poderia abrir vias mais amplas, enquanto uma nova ameaça poderia fechar um caminho que já existia.
  • A análise SWOT também oferece uma maneira simples de se comunicar sobre seu negócio ou programa e uma excelente maneira de organizar a informação que você obteve de estudos ou pesquisas.

3) Quais são os elementos de uma análise SWOT?

Uma análise SWOT centra-se em Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças.

Lembre-se que o objetivo de realizar um SWOT é revelar forças positivas que funcionam em conjunto e problemas potenciais que precisam ser reconhecidos e possivelmente abordados. Discutiremos o processo de criação da análise abaixo, mas primeiro aqui estão alguns exemplos de layouts para você conduzir sua análise SWOT.

Peça aos participantes para responder a essas perguntas simples: quais são os pontos fortes e fracos do seu grupo, comunidade ou negócio e quais são as oportunidades e ameaças que enfrenta?

Se uma estrutura mais flexível o ajuda a fazer um brainstorm, você pode agrupar aspectos positivos e negativos para pensar amplamente sobre sua organização e seu ambiente externo.

Listando seus fatores internos: fortalecimentos e fraqueza.

Os fatores internos incluem seus recursos e experiências. Áreas gerais a considerar:

  • Recursos humanos – funcionários, voluntários, membros do conselho, público-alvo
  • Recursos físicos – sua localização, loja, equipamento
  • Financiamento – bolsas, agências de financiamento, outras fontes de renda
  • Atividades e processos – programas que você executa, sistemas que você emprega
  • Experiências passadas – acontecimentos passados para aprendizagem e sucesso, sua reputação na comunidade

Não seja muito modesto ao listar seus pontos fortes. Se você está tendo dificuldade em citá-los, comece simplesmente por listar suas características (por exemplo, nós somos pequenos, estamos conectados ao bairro). Alguns desses provavelmente serão pontos fortes.

Embora os pontos fortes e fracos de sua organização sejam suas qualidades internas, não negligencie a perspectiva de pessoas fora do seu grupo. Identifique pontos fortes e fracos tanto do seu próprio ponto de vista quanto do de outros, incluindo aqueles que você atende ou lida. Os outros veem problemas – ou recursos – que você não faz?

Como você obtém informações sobre como as pessoas de fora percebem seus pontos fortes e fracos? Você só pode saber se você já ouviu aqueles que você atende. Caso contrário, esse pode ser o momento de reunir esse tipo de informação.

Listando fatores externos: oportunidades e ameaças.

Nenhuma organização, grupo, programa ou vizinhança é imune a eventos e forças externas. Considere a sua conexão, para o pior e melhor, ao compilar esta parte da sua lista SWOT.

Forças e fatos que seu negócio não controla incluem:

  • Tendências futuras em seu campo ou a cultura
  • A economia – local, nacional ou internacional
  • Fontes de financiamento – fundações, doadores, legislaturas
  • Demografia – mudanças na idade, raça, gênero, cultura daqueles que você atende ou em sua área
  • O ambiente físico (sua empresa está em uma região em desenvolvimento da cidade? A empresa de ônibus está cortando rotas?)
  • Legislação (Os novos requisitos federais, estaduais ou municipais tornam seu trabalho mais difícil … ou mais fácil?)
  • Eventos locais, nacionais ou internacionais

4) Passo-a-passo de como conduzir uma análise SWOT.

Quem desenvolve o SWOT?

Os usuários mais comuns de uma análise SWOT são membros da equipe e gerentes de projetos responsáveis pela tomada de decisões e pelo planejamento estratégico.

Mas não negligencie ninguém na fase de criação!

Um grupo individual ou pequeno pode desenvolver uma análise SWOT, mas será mais eficaz se você aproveitar muitas partes interessadas. Cada pessoa ou grupo oferece uma perspectiva diferente sobre os pontos fortes e fracos do seu programa e tem experiências diferentes de ambos.

Da mesma forma, um membro da equipe, ou voluntário ou interessado pode ter informações sobre uma oportunidade ou ameaça que é essencial para entender sua posição e determinar o seu futuro.

Quando e onde você desenvolve uma análise SWOT?

Uma análise SWOT geralmente é criada durante uma sessão de planejamento que permite várias horas para brainstorming e análise. Os melhores resultados ocorrem quando o processo é colaborativo e inclusivo. Contudo, ele também pode ser feito em sessões mais curtas, quando é preciso uma olhada rápida na situação geral da empresa.

Ao fazer a análise, as pessoas são convidadas a agrupar seus conhecimentos e experiências individuais e compartilhadas. Quanto mais relaxado, amigável e construtivo o cenário, mais verdadeira, abrangente, perspicaz e útil sua análise será.

Como você desenvolve uma análise SWOT?

Agora um super passo-a-passo de como elaborar uma análise SWOT:

  1. Designe um líder ou um facilitador de grupo que tenha boas habilidades de escuta e processos de facilitação e que possa manter as coisas em movimento e no caminho certo.
  2. Crie um sistema para fazer backup do líder se seu grupo for grande. Use papel de jornal em um flip chart ou em uma placa grande para registrar os pontos de análise e discussão. Você pode guardar mais tarde em uma forma mais organizada para compartilhar com as partes interessadas e atualizar.
  3. Introduza o método SWOT e seu objetivo em sua organização. Isso pode ser tão simples como perguntar: “Onde estamos, para onde podemos ir?” Se você tiver tempo, você pode executar um exemplo rápido com base em uma experiência compartilhada ou uma questão pública bem conhecida.
  4. Dependendo da natureza do seu grupo e do tempo disponível, deixe todos os participantes se apresentarem. Em seguida, divida suas partes interessadas em grupos menores. Se a sua reunião tiver vários grupos de partes interessadas, certifique-se de misturar os pequenos grupos para obter uma série de perspectivas diferentes e dar-lhes a oportunidade de se apresentarem.
  5. O tamanho destes depende do tamanho de todo o grupo – os grupos de discussão podem variar de três a dez pessoas. Se o tamanho for muito maior, alguns membros não podem participar.
  6. Peça a cada grupo que designe um responsável por registrar e forneça um papel ou flipchart, ou outro material. Dirija-os para criar uma análise SWOT no formato que você escolher: um gráfico, colunas, uma matriz ou até uma página para cada qualidade.
  7. Dê aos grupos 20-30 minutos para fazer um brainstorm e preencher as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças para o seu programa, iniciativa ou área. Incentive-os a não excluir quaisquer ideias nesta fase, ou na próxima.
  8. Lembre os grupos de que a maneira de ter uma boa ideia é ter muitas ideias. O refinamento pode vir mais tarde. Desta forma, a análise SWOT também suporta uma valiosa discussão dentro de seu grupo ou organização conforme você avalia honestamente.
  9. Isso ajuda a gerar muitos comentários sobre sua organização e seu programa, e até mesmo colocá-los em várias categorias, se isso provoca pensamentos.
  10. Uma vez que uma lista foi gerada, ajuda a refiná-la com os 10 melhores pontos (ou menos) para que a análise possa ser verdadeiramente útil.
  11. Reconheça o grupo no momento acordado para compartilhar resultados. Reúna informações dos grupos, gravando no flipchart ou quadro. Colete e organize as ideias e percepções dos diferentes grupos.
  12. Prossiga na ordem S-W-O-T, gravando pontos fortes em primeiro lugar, pontos fracos em segundo lugar, etc.
  13. Ou você pode começar por exigir as principais prioridades em cada categoria – a força mais forte, a fraqueza mais perigosa, a maior oportunidade, a pior ameaça – e continuar a trabalhar em cada categoria.
  14. Peça a um grupo por vez para reportar (“Grupo A, o que você vê como pontos fortes?”) Você pode variar em qual grupo começa o relatório para que um determinado grupo não esteja repetindo pontos feitos por outros. (“Grupo B, vamos começar com você por fraquezas”).
  15. Ou, você pode abrir a oportunidade de falar para todos os grupos (“Quais os pontos fortes que você observou?”) Para cada categoria, até que todos tenham contribuído com o que eles pensam necessário.
  16. Discuta e registre os resultados. Dependendo do seu prazo e finalidade.
  17. Venha algum consenso sobre os itens mais importantes em cada categoria.
  18. Relacione a análise com sua visão, missão e objetivos.
  19. Traduza a análise para planos de ação e estratégias.
  20. Se apropriado, prepare um resumo escrito da análise SWOT para compartilhar com os participantes para uso continuado no planejamento e implementação.

5) O que evitar quando estiver fazendo sua análise SWOT.

Concentrar-se apenas em alguns problemas.

Não se concentre apenas nos problemas grandes e óbvios, como um concorrente importante que invade o seu negócio. Você precisa considerar todas as questões com cuidado, como se o seu sistema de gestão fornece tudo o que precisa ou se seus níveis de pessoal são como deveriam ser.

Completar sua análise SWOT por conta própria.

Aproveite a contribuição de outras pessoas quando você está completando sua análise SWOT; Não tente fazê-la sozinho. As perspectivas de outras pessoas podem ser muito úteis, particularmente porque podem não ser tão próximas do negócio como você é. Esta distância pode muitas vezes ajudá-los a ver as respostas a perguntas dolorosas com mais facilidade ou a ser mais inovadoras: todos ficamos presos em uma rotina em algum ponto.

Usar a mesma análise para todo o sempre.

Não faça uma análise SWOT uma vez e, em seguida, nunca repetir o exercício. Seu ambiente de negócios mudará constantemente, então use a análise SWOT como uma prática de análise de negócios em andamento.

Confiar no SWOT para fornecer todas as respostas.

Use a SWOT como parte de uma estratégia geral para analisar sua empresa e seu potencial. É um guia útil, não a ferramenta de tomada de decisão mais importante, portanto não baseie decisões importantes sobre esta análise e nada mais.

6) Usando sua análise e tomando decisões.

Depois de completar sua análise SWOT, é vital que você aprenda com as informações que você reuniu. Agora você deve planejar construir seus pontos fortes, usá-los para todo o seu potencial e também planejar reduzir seus pontos fracos, minimizando o risco que representam ou fazendo mudanças para superá-los. Agora que você entende quais são as suas oportunidades, aproveite a maioria e aponte para aproveitar todas as oportunidades na sua frente. Tente transformar as ameaças em oportunidades. Tente ser pró ativo e colocar planos no lugar para combater quaisquer ameaças à medida que surgem.

Para ajudá-lo a planejar com antecedência, você pode combinar algumas das áreas que você destacou nas caixas; por exemplo, se você ver uma oportunidade externa de um novo mercado crescer, você poderá verificar se suas forças internas poderão aproveitar ao máximo a oportunidade. Por exemplo, você tem equipe treinada o suficiente no lugar, e seu sistema de vendas pode lidar com pedidos de clientes extras? Se você tem uma fraqueza que mina uma oportunidade, ela fornece uma boa visão sobre como você pode desenvolver seus pontos fortes e fracos internos para maximizar suas oportunidades e minimizar suas ameaças.

O processo SWOT básico é preencher as quatro áreas, mas o verdadeiro benefício é ter uma visão geral de tudo em cada área, em relação a todas as outras. Esta análise comparativa fornecerá uma avaliação que une forças externas e internas para ajudar o seu negócio a prosperar.

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