Primeiros passos antes de organizar um evento

Começar a organizar um evento sempre gera duas respostas: ou as pessoas têm a impressão de ser muito difícil, ou que é fácil demais. Eu tenho criado e produzido eventos desde 2011, organizando até TEDx e uns eventos autorais. Juntei aqui algumas dicas básicas para você que está começando a criar o conceito do seu, tendo algumas perguntas que você deveria se fazer antes de começar a organizar um evento.
Neste post, colocarei as considerações iniciais mais básicas que você deve ter em mente quando for criar o conceito de seu evento, como data, local e objetivos. Não é rocket science, mas pode ajudar quem está embarcando pela primeira vez na área.

Eventos de sucesso são baseados em conceitos fortes e propósito, sendo esses seus primeiros passos para organizar um evento. Motivos para realizar um evento vêm das mais diversas razões, por exemplo:

  • Celebrar algum aspecto associado à sua região;
  • Exibir ou desenvolver uma atividade cultural;
  • Marcar uma ocasião histórica ou feriado;
  • Sediar ou criar uma competição esportiva;
  • Mostrar por que pessoas deveriam confiar na marca e gastar dinheiro com ela;
  • Melhorar ou repaginar a imagem de uma instituição ou empresa;
  • Encorajar ou celebrar algum tipo de comportamento;
  • Demarcar uma abertura ou lançamento.

Criando um objetivo para o evento.

Se você ainda não tem uma visão articulada e uma frase como “missão” do evento, talvez você ainda esteja inseguro sobre o que ele realmente significa. Você talvez possa estar cético quanto a necessidade dessas coisas. Meu conselho é bem reto: ao definir uma visão e missão para seu evento, a comunicação para os outros será mais clara do que você quer atingir, então dando mais foco e direção a todos os envolvidos (incluindo potenciais patrocinadores). Na essência: não espere que os outros saibam o que se passa na sua cabeça.

Sua visão deve ser curta e que descreva, em termos gerais, o objetivo de organizar um evento. A missão fica do lado e dá mais detalhes sobre como a visão será alcançada. Algo bem simples, conciso e que seja realizável.

Por exemplo, para o evento TEDx, ele tem uma visão muito clara: “Espalhar ideias”. Para a edição de 2016, em Curitiba, nossa missão foi, dentro desse conceito, “Novas formas de ensinar e aprender”. No caso da Polímatas, criamos o evento Epistemia, que tinha a visão de “Gerar conhecimento verdadeiro sobre como colocar ideias em prática”. Na missão, colocamos “Os participantes farão perguntas para que empreendedores respondam sobre como fizeram acontecer”. Simples.

Definindo objetivos.

Você também deve ser capaz de definir e comunicar os objetivos ao organizar um evento. Eles devem garantir que você cumpra sua visão e missão. Precisam ser SMART. Por exemplo do caso do TEDx, a gente queria comunicar novas formas de ensinar e aprender; para fazer isso, nossos objetivos eram, se lembro bem de todos, garantir que teríamos pessoas de diferentes backgrounds, de populações diversas e com modelos de negócios diferentes também.
E é importante pensar num contexto que você está inserido, considerando os fatores:
Gestão do evento: experiência da equipe organizadora, sustentabilidade financeira, planejamento, capacidade de execução, etc;
Parceiros e clientes: que tipo de suporte eles podem fornecer (financeiro, influência, recursos, etc).
Tecnologia, competição, aspectos legais, o ambiente, etc.

Outras considerações iniciais.

Tempo de preparo:

É importante ter tempo para efetivamente organizar um evento, levantar os recursos, fazer marketing e implementar o plano de ação do evento. Nunca subestime o quanto esses processos podem levar na verdade. Errar em permitir um tempo adequado de preparo só diminui a suas chances de sucesso em todos os aspectos da produção do evento. Pense com calma sobre o tamanho e a complexidade dele, os recursos necessários e o orçamento, assim como o tempo para uma promoção eficaz. Seja generoso e realístico.

Local:

Tenha em mente a natureza do evento: vai ser ao ar livre, ou precisa ser organizado em algum lugar específico? Se for ao ar livre, quais são as medidas de precaução caso chova? A localização é essencial ao sucesso do evento?

Público alvo

Quem você espera atrair para o grande dia? Para esse público, é melhor que seja em alguma época específica, ou tanto faz? Dia de semana, ou final de semana? Durante o dia, ou de noite?

Competição

Existem outros eventos acontecendo na mesma data? Ou atividades complementares? Lembre-se: para as pessoas irem ao seu evento, elas precisam estar fisicamente presentes, ou seja, mesmo que não exista um outro evento idêntico, às vezes elas podem preferir estar em outro lugar, em algum evento que você não listaria como concorrente; por exemplo, dia das Mães e as viagens que são feitas. Por mais que as mães não seja competição para seu evento de empreendedorismo, são atividades substitutas. Importante considerar ao organizar um evento.

Considerações finais.

Para você começar a organizar um evento, o mais essencial é você tentar entender o contexto no qual você está inserindo seu evento. No final do seu rascunho, você deve ter respondido: Por quê, Como, O quê, Para quem, Quando e Quanto, pelo menos. São perguntas simples, mas que eu sempre faço quando me contratam para organizar um evento e vejo que a grande maioria não está respondida ou sequer foram pensadas. Escreva aqui nos comentários se você têm alguma dúvida ou se esqueci de algum ponto básico!

Tem interesse em saber mais sobre eventos?

O sócio fundador da Polímatas, Ivan Chagas, escreveu um e-book disponível na Amazon e um curso junto à Polímatas sobre o tema. O e-book é sobre o planejamento de eventos para iniciantes. O curso é sobre como usar eventos como marketing de empresas, produtos e serviços.
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