Como ter reuniões de equipe mais produtivas

Conduzir reuniões mais produtivas com sua equipe ou clientes poucas vezes é um objetivo claro nas organizações, mas se você trabalha em equipe, cada vez mais as pessoas têm um certo rancor das reuniões improdutivas, que drenam o tempo; então as pessoas podem criar um medo a qualquer solicitação em que aparece em suas agendas.

Pior ainda, elas podem se resignar à ideia de que todas as reuniões são ruins à sua maneira, e é seu dever simplesmente tolerá-las à medida que o relógio anda.

“Reunião” tornou-se de alguma forma uma palavra suja, quando ouvimos alguém dizer “tive um dia cheio de reuniões”, sentimos pena e não inveja. É seu dever como gestor de uma empresa e empreendedor ou líder, aprender como fazer suas reuniões de equipe sejam mais produtivas.

A razão pela qual muitos de nós tememos reuniões é que muitas vezes damos muita atenção ao que estamos discutindo – o documento que estamos compartilhando, a decisão que precisamos fazer, a mensagem que queremos passar – e poucas atenção a como estamos conversando.

Aqui estão os passos para melhorar a forma como você planeja e participa em reuniões, para que a “reunião” não seja mais uma palavra ruim.

1) Defina uma agenda.

As reuniões saem dos trilhos quando não há preparação adequada. Antes de pisar na sala de conferências ou na cafeteria, faça as seguintes perguntas:

• Qual é a única coisa de primordial importância que você gostaria de realizar?
• O que você está mais preocupado com esse dia e com o que você quer concentrar?
• Quais são alguns dos desafios que podem prejudicar o foco e o que você vai fazer para colocar a reunião em ordem?
• O que seus colegas estão procurando obter desta reunião?

E se você estiver encarregado de montar a reunião, planeje terminar um pouco antes do tempo de término atribuído, em vez de usar cada minuto, com a finalidade de uma transição mais suave de volta ao trabalho. Para fazer reuniões de equipe mais produtivas, tente configurar os pontos de discussão como perguntas para mover a conversa pra frente, por exemplo, “Como podemos melhorar a comunicação?” versus “Comunicação da equipe”.

2) Comece com a colaboração.

Independentemente do propósito da reunião, é melhor começar com uma nota positiva, com uma pergunta como “O que está indo bem até agora?”

Então, incentive a definição de metas colaborativas perguntando: “Onde queremos estar no final desta reunião?”. E então, se pergunte qual é a melhor maneira de conseguir isso.

Você deve apresentar estas questões, se necessário, mesmo que você não seja o responsável final da reunião.

E se você estiver no comando, considere fortemente uma regra contra o uso de celulares para evitar que a reunião leve os membros da equipe a checarem seus telefones. Se o uso de computadores é inevitável, lembre-os da política de não olharem e-mails ou redes sociais. Importante também cada um ficar responsável por monitorar o outro.

3) Mantenha os interesses dos seus colegas em mente.

As piores reuniões envolvem uma só pessoa falando, como se aquele encontro fosse pra ela desabafar, enquanto os outros têm que fingir que ouvem. Existem maneiras melhores e mais eficazes de fazer esses repasses.

Não esqueça que a razão pela qual todos vocês estão sentados é, em primeiro lugar, aumentar o desempenho de cada um individualmente e de todos como equipe. Podemos sugerir vários pontos chave:

• Quando aplicável, ilustre seus pontos com uma anedota ou exemplo da vida real que mostra o efeito em colegas ou clientes.
• Divida comentários mais longos em segmentos fáceis de digerir, como por exemplo, “Há três coisas que me falam sobre isso. Um … Dois … Três …”)
• Quando você sentir a necessidade de discordar ou suscitar uma preocupação com um dos seus colegas, não despeje a ideia imediatamente, o que pode torná-los defensivos. Em vez disso, encontre o que quiser sobre a ideia básica ou a intenção por trás disso, e depois explique por que você acha que há uma abordagem melhor.
• Se você não está recebendo o que precisa de seus colegas, não tenha medo de pedir isso.

4) Certifique-se de que a discussão produza resultados.

Uma reunião verdadeiramente ruim pode se desenrolar de acordo com dois extremos: todo mundo finge que as ideias dos outros são ótimas ou ninguém está disposto a aceitar nada.

Para ter reuniões de equipe mais produtivas, não promova um sentimento de pensamento coletivo uniforme – é importante haver discussões. Mesmo que você goste de uma das ideias do seu colega, sinta-se livre para fazer o papel do advogado do diabo para ver se eles podem defender seu plano, revelando se eles pensaram o suficiente sobre o assunto e estão prontos para lidar com potenciais obstáculos.

Por outro lado, se todos estão frustrados e discutindo, intrometa-se e deixe claro onde todos estão de acordo. Trabalhe em direção ao comum acordo sobre os temas mais importantes e aceite que há alguns em que coisas certas partes nunca se entenderão 100%. Muitas vezes, as questões de desacordo em uma reunião caótica não são mesmo relevantes para o propósito da reunião e, portanto, vale a pena que o time faça uma lista de suas preocupações que não são pertinentes para aquele momento, com a finalidade de discussão posterior.

5) Tenha um controle sobre o comportamento desafiador.

Não importa o quão bem você planeja, todos são sujeitos de ter um dia ruim e, se alguém trouxer isso para a sala, as reuniões podem ser bastante inúteis. Não iguale uma agressão ou uma atitude conflitante com uma reação de mesmo nível. Isso só piorará as coisas. Tente também enxergar se as pessoas ao seu redor estão tendo esse tipo de comportamento.

Se as pessoas estão sendo irritantes, lembre-se de que elas provavelmente se sentem ameaçadas por um dos gatilhos comuns: exclusão, injustiça, sentimento desprezado, falta de autonomia, falta de competência, uma ameaça a seus valores ou incerteza. Eles podem até estar exaustos e impacientes.

Para melhorar a situação, resista à tentação de reagir emocionalmente e analise objetivamente o comportamento do seu colega. Determine por que eles se sentem ameaçados de alguma maneira e calmamente e abordam diretamente a fonte de suas preocupações.

6) Faça um resumo da reunião.

Mesmo uma reunião eficiente e eficiente corre o risco de ser desperdiçada se não for devidamente concluída. É especialmente fácil para os funcionários esquecer alguns “próximos passos” ao final de uma longa discussão, mesmo que eles estejam envolvidos e engajados.

Sempre permita um momento para recapitular as decisões-chave ou refletir sobre os pontos de vista levantados na reunião e concordar com as etapas que cada pessoa irá tomar.

7) Tenha menos reuniões.

Quando as pessoas estão sentados em uma sala tomando notas e debatendo, elas não estão fazendo os seus trabalhos, de forma direta. Mesmo uma reunião de trinta minutos pode ter impactos negativos drásticos na produtividade de uma empresa. Se você realiza uma reunião de trinta minutos e tem trinta funcionários que participam, isso representa uma perda de 15 horas de trabalho. São quase dois dias úteis completos. Assim, quando você está planejando reuniões, você precisa se certificar de que eles valem a perda de produtividade.

O objetivo das reuniões é permitir que a informação seja compartilhada entre um grupo inteiro de pessoas ao mesmo tempo. Se a informação é valiosa e as mudanças são feitas ou o conhecimento é parte do output do encontr, então a reunião pode valer a pena. Muitas vezes, no entanto, a informação que é compartilhada não é necessariamente valiosa. Líderes de organizações muitas vezes não consegue avaliar com precisão a quantidade de informações que seus funcionários já conhecem e também as informações de que precisam saber.

Uma última consideração para você ter reuniões de equipe mais produtivas.

Depois de tomar essas etapas fazer suas reuniões de equipe mais produtivas, considere os resultados de cada uma delas. Se grande parte do seu tempo é gasto em reuniões que não levam a lugar algum, consulte sua equipe e veja se há uma maneira de melhorar o fluxo de trabalho dela através da redução de reuniões recorrentes ou mesmo outras maneiras de fazer as coisas acontecerem. Já vi equipes que faziam repasses de tarefas feitas e não feitas da semana em sete minutos e aquelas que quebravam longas discussões em reuniões em pé, o que obriga as pessoas a estarem 100% concentradas e desconfortáveis.

Pode ser interessante fazer mais reuniões entre as próprias pessoas e menos com a equipe inteira, assim elas são mais focadas, diretas ao ponto e sem muita possibilidade de divagar.

Um lado importante de começar a ver reuniões com outros olhos é criar a mentalidade de que reuniões não são obrigações dolorosas, mas sim oportunidades de colaborar e aproveitar ao máximo seu trabalho.